uw rapport presenteren

Een goed persbericht schrijven over uw onderzoekrapport is zo eenvoudig nog niet. Met onderstaand vijfstappenplan komt u goed beslagen ten ijs.

Stap 1: een eenduidige centrale boodschap

Het onderzoek is afgerond, de conclusies getrokken en de aanbevelingen geformuleerd. Om richting derden helder te kunnen uitleggen waar het rapport over gaat en wat de belangrijkste conclusie is, is het belangrijk om vooraf met elkaar een eenduidige boodschap te formuleren. Een gedeelde eenduidige boodschap is belangrijk voor de presentatie van de rekenkamer naar de buitenwereld, maar ook zinvol voor de onderling gedeelde visie.

Stap 2: persbericht en communicatievoorbereiding

Een persbericht is geen samenvatting van uw rapport. Journalisten willen in één oogopslag kunnen zien waar het persbericht over gaat. Dit is van belang omdat redacties dagelijks honderden persberichten krijgen en ze snel willen selecteren waar ze wat mee gaan doen. Het getuigt dus van service aan de journalist om uw persbericht overzichtelijk op te bouwen. Enkele praktische tips zijn bijvoorbeeld:

• Geen reclametaal (nieuw, uniek, de beste)
• Gebruik citaten, dit maakt de tekst leesbaar en makkelijk over te nemen door journalisten.
• Schrijf actief, dus geen 'kunnen', 'zullen' en 'worden'. Dat dwingt ook om feiten te noemen.
• Maak het nieuws maatschappelijk. Wat zijn de gevolgen voor het dagelijks leven. Als het subsidiebeleid van de gemeente niet deugt, wat betekent dit voor de scoutingvereniging of het buurthuis?
• Maak een persbericht niet langer dan een A4-tje: schrijven is schrappen
• Beantwoord in de eerste alinea de vijf w-vragen: wie, wat, waar, wanneer en waarom en de hoe.
• Vergeet niet een contactpersoon en zijn of haar mobiele nummer te vermelden.

Stap 3: de dag van publicatie en presentatie

 De dag van de publicatie en de presentatie van het rapport is een hectische en spannende dag, zowel inhoudelijk als procedureel. Om de gemaakte afspraken van de tweede bijeenkomst goed uit te voeren en accurraat in te kunnen spelen op onvoorziene kwesties en vragen zorgt u ervoor dat er iemand,bijvoorbeeld de ambtelijk secretaris, bereikbaar is als 'persvoorlichter'.

Stap 4: de evaluatie

Na de publicatie van het rapport is het mogelijk om voorzichtig te gaan toetsen wat de reacties zijn op het rapport en wat de politiek met de aanbevelingen zal doen. Tegelijkertijd kan de opgedane ervaring rondom de publicatie gebruikt worden om te komen tot een strategisch communicatieplan dat in het vervolg bij iedere publicatie en / of media-aandacht gebruikt kan worden. Neem in de evaluatie zowel inhoudelijke als praktische zaken mee als: is de boodschap overgekomen, werkten de gemaakte afspraken, waar liepen we tegenaan?

Stap 5: een communicatieplan

De opgedane ervaring én de evaluatie kunnen leiden tot een communicatieplan. In dit communicatieplan staat de visie van de rekenkamer op communicatie, de benadering van de diverse doelgroepen die de rekenkamer met haar rapporten probeert te bereiken, de instrumenten die de rekenkamer ter beschikking heeft en hoe de rekenkamer deze instrumenten inzet teneinde haar communicatiedoelen te bereiken. Ook wordt een praktische uitwerking opgesteld over hoe te handelen bij diverse communicatiemomenten (inclusief draaiboek bij de publicatie van rapporten). Hiermee krijgt de rekenkamer als het ware een gereedschapskist om bij toekomstige publicaties en media-aandacht adequaat en accuraat te handelen.