Regionaal vrijdagmiddagje Heerenveen

Op 5 september 2008 diende het stadhuis van de gemeente Heerenveen als platform voor het alweer 3e regionaal vrijdagmiddagje van De Lokale Rekenkamer in 2008. Deze bijeenkomst - voor rekenkamerleden van de Noordelijke Rekenkamer - stond in het teken van het thema ‘zelfevaluatie bij rekenkamerfuncties'. De bespreking van dit onderwerp leidde tot interessante inzichten en diepgaande discussies.

Verslag

De middag werd geopend door de heer Polhuis, voorzitter van de Rekenkamercommissie Heerenveen, Lemsterland en Skarsterlân. Hij schetst een aantal ontwikkelingen in rekenkamerland en duidt het belang van evaluaties bij rekenkamers. Na een tweede welkomstwoord van burgemeester De Jonge van Heerenveen komt Evert Wolters van Jacques Necker aan het woord. Hij vertelt het procesmatige verhaal van de zelfevaluatie en gaat in op de focus (model, interne werkwijze, effectiviteit) en instrumenten bij een zelfevaluatie. De Rekenkamermonitor 2008 is een belangrijk instrument om ontwikkelingen in rekenkamerland weer te geven. De belangrijkste bevinding is dat er een standaardisatie is ontstaan in de keuze voor rekenkamermodellen. De meeste rekenkamers kozen voor een extern of gemengd model. Er blijkt nog steeds grote behoefte te zijn aan samenwerking tussen rekenkamers. Rekenkamers doen onderling veel aan informatie-uitwisseling en gezamenlijke rekenkamers en benchmarking zijn populair. Rekenkamer- en raadsleden vragen zich af in hoeverre de rekenkamer verschil maakt voor het functioneren van het openbaar bestuur. Er is onduidelijkheid over de daadwerkelijke invloed van de rekenkamer.

Hoe te evalueren?

Tijdens de discussie werd duidelijk dat er meerdere perspectieven zijn over de uitvoering van een zelfevaluatie. De meningen verschillen onder meer over het moment van reflectie. De uitspraak ‘het is nooit te vroeg voor reflectie' werd door enkele aanwezigen bevestigd. Anderen duiden het belang van een goede timing en handelen op het juiste moment. Een aantal ‘best practices' van rekenkamers passeren de revue:

Er vindt een evaluatie van het eigen proces plaats tot en met de raadsbeslissing. In dit geval is er geen sprake van een extra follow-up;
De rekenkamer onderzoekt na een jaar of de gemaakte aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad worden opgevolgd. In een navolgingsonderzoeksbrief worden de resultaten van die evaluatie gecommuniceerd. De bedoeling van de rekenkamer hierbij is om de raad een spiegel voor te houden;
De resultaten van alle rapporten uit 2006 worden bekeken. De rekenkamer voert deze evaluatie zelf uit en mogelijk worden andere partijen betrokken bij de evaluatie. Hier vindt rapportage over aan de raad;
Er wordt een overleg tussen rekenkamer en college geïnitieerd. Hierdoor vindt er meer afstemming en samenwerking plaats en is er sprake van duidelijke communicatie. Er vindt geen concrete evaluatie plaats.

Intern of extern?

De vraag is hoe en wie de rekenkamer moet evalueren. Is het van belang dat dit extern gebeurt of is het zuiverder om intern te evalueren? Er zijn deelnemers die vinden dat externe evaluatie soms een soort circus is, maar het kan van belang zijn. Een frisse blik van buitenaf kan nieuwe inzichten over het functioneren van de rekenkamer verschaffen. Het is wel van belang dat een externe partij zich niet groter gaat voelen dan de rekenkamer, want dan ontstaat er een afstand die de samenwerking niet ten goede komt. Anderen stellen dat interne evaluatie het voordeel heeft dat men de organisatie kent en weet welke processen er spelen. Zelfevaluatie is tevens een signaal dat men zich vaardig genoeg acht om kritisch te kijken naar het eigen functioneren. De keuze voor intern of extern laat zich bepalen door persoonlijke voorkeur van de gemeente. Vertrouwelijkheid of onafhankelijkheid bepaalt in veel gevallen de keuze voor respectievelijk intern of extern.

Rekenkamer in samenwerking met raad / college

Gehoord op het Regionaal Vrijdagmiddagje in Heerenveen: ‘De rekenkamer moet geen keffertje van de raad worden'. De onafhankelijke positie van de rekenkamer is uitvoerig aan bod gekomen. Hoe blijf je als rekenkamer onafhankelijk? Hoe ga je om met de raad en het college? Voor de meeste aanwezigen komt het er op neer dat je gewoon een goede relatie moet onderhouden. Niets principieels bespreken en formeel blijven als rekenkamer. Desondanks zijn er negatieve ervaringen in de relatie tussen rekenkamer en raad. Een van de rekenkamercommissies heeft weinig contact met de raad en is door de raad gekort in het bestuursbudget. Een andere rekenkamercommissie is opgestapt als gevolg van frictie tussen rekenkamercommissieleden en raadsleden. Gelukkig zijn er ook positieve verhalen te melden. Bij een aantal rekenkamer(commissie)s verloopt de samenwerking met raad en college uitstekend. Dit effect is te danken aan een open communicatie en een sterk bewustzijn dat een goede samenwerking belangrijk is voor alle partijen. Duidelijkheid en transparantie zijn de toverwoorden voor een succesvol functioneren van de rekenkamer.

Evaluatie van rekenkamers: de inhoud

De heer Han Warmelink is gastspreker op deze vrijdagmiddag en hij geeft een toelichting op zijn artikel ‘Interpretatief gerommel rond rekenkamers' (voor het volledige artikel klik hier). Hij is jurist, universitair hoofddocent Staatsrecht aan de Rijksuniversiteit Groningen en lid van de Noordelijke Rekenkamer. In zijn presentatie gaat hij in op het ontstaan van de rekenkamer.

De gemeente is van oudsher een vereniging bestuurd door de ledenvergadering. Het monistische systeem kende een verticaal model: raad aan de bovenkant, college aan de onderkant. De ontwikkeling dat het college sterker werd dan de raad, was de aanleiding voor het dualisme. De commissie Elzenga pleitte voor een horizontaal model (Haagse model). De commissie Elzenga vond dat een gemeente zelf mag bepalen of een rekenkamer nodig is. Daarop volgde het amendement dat een gemeente de rekenkamerfunctie zelf moet invullen als zij geen onafhankelijke rekenkamer wenst. De uitwerking is dat er hedendaags rekenkamers en rekenkamercommissies bestaan. Het belangrijkste verschil is dat de rekenkamer een bestuursorgaan is en een rekenkamercommissie niet. De vraag is of het voor de raad interessanter om niet in het gemeentehuis te onderzoeken, maar juist naar de effecten in de praktijk.

De vragen die men kan stellen ten aanzien van rekenkamers zijn:

Is het de bedoeling dat iedereen bij de eigen gemeente zit of niet? Kan men van meerdere rekenkamers tegelijk lid zijn?
Is een externe partij gewenst bij het functioneren van de rekenkamer?
In hoeverre is de magere taakomschrijving van de rekenkamer van invloed op het functioneren van de rekenkamer?
In hoeverre is de relatief geringe onderzoekservaring van rekenkamerleden van invloed op het functioneren van de rekenkamer?

Dubbele pet in de rekenkamer

Raadsleden die in een rekenkamer plaatsnemen, hebben een dubbele pet op. Het functioneren als zowel raadslid als rekenkamerlid kan voor lastige situaties zorgen. Bij overlappende werkzaamheden is het belangrijk om te beseffen welke pet men wanneer op heeft. De vraag is in hoeverre deze dubbele pet gewenst is voor het functioneren van rekenkamers. Uit de reacties van de deelnemers blijkt dat de dubbele pet niet als lastig wordt ervaren. Het is van belang dat deze leden integer en positiebewust omgaan met de dubbele pet en de juiste op het goede moment opzet. De conclusie is dat de kwaliteit van een rekenkamerlid moet prevaleren boven andere criteria. De heer Eelke Horselenberg van Jacques Necker stelt dat de samenstelling van rekenkamers niet afhankelijk moet zijn van de verhouding coalitie - oppositie. Hierbij gaat het om raadsleden die rekenkamerlid zijn. In veel rekenkamercommissies is er een verhouding tussen coalitie en oppositie. Wanneer de kwaliteit van rekenkamerleden het belangrijkste criterium is voor de keuze voor een rekenkamerlid, zou de afweging coalitie of oppositie niet moeten uitmaken. De meeste deelnemers erkennen dit gegeven, maar stellen dat een goede verhouding coalitie - oppositie uiteindelijk toch meeweegt in de keuze voor rekenkamerleden.

Conclusie

Zelfevaluatie bij rekenkamers is van groot belang om de interne kwaliteit te waarborgen. De keuze voor intern of extern, rekenkamers of rekenkamercommissies, raadsleden in de rekenkamer is afhankelijk van de voorkeur van de gemeente. De verschillende perspectieven en ervaringen zijn vandaag gedeeld en leiden tot betere inzichten in Noordelijk rekenkamerland. Het verhaal van de heer Warmelink was een eye-opener voor deelnemers om de stand van zaken rond rekenkamers weer te geven. Het doel van deze middag was het uitwisselen van kennis, ideeën en ervaringen over zelfevaluaties bij rekenkamers. Na een interactieve middag volgde een borrel waar de gesprekken vrolijk verder gingen. Al met al een geslaagd Regionaal Vrijdagmiddagje op het stadhuis van Heerenveen!

Artikelen

‘Interpretatief gerommel rond rekenkamers' door Han Warmelink