Regionaal vrijdagmiddagje Roermond

Op vrijdag 20 juni 2008 organiseerde de rekenkamercommissie Roermond een regionaal vrijdagmiddagje over de samenwerking tussen de rekenkamers en de ambtelijke organisatie en het college. Het doel van deze middag was het uitwisselen van ervaringen, kennis en ideeën over de relatie met het college en de ambtelijke organisatie.

Verrassingen

De middag werd geopend door Roermond-voorzitter Ans Schoenmakers. Uit ervaring durft zij inmiddels vraagtekens te zetten bij de term samenwerking als uitgangspunt in de relatie tussen rekenkamers en het college. Voorbeelden van een college die tijdens het proces van bestuurlijk wederhoor een second opinion door een extern bureau liet uitvoeren of keer op keer om uitstel van reactie vraagt, maakten duidelijk waarom. Het uitvoeren van een onderzoek blijft in haar woorden "een proces met verrassingen". 

Samenwerking

Tijdens de discussie werd duidelijk dat het niet makkelijk is om de positie van de rekenkamer te bepalen. Volgens de een biedt de onafhankelijke positie van de rekenkamer geen ruimte voor het opbouwen van een speciale relatie met het college en de ambtelijke organisatie. De ander is praktischer ingesteld en meent door met het college samen te werken patstellingen te voorkomen en draagvlak te creëren.

En draagvlak bleek deze middag een sleutelwoord. Weerstand en negatieve reacties -vooral in de fase van wederhoor- vanuit het college en de ambtelijke organisatie blijven vaak uit wanneer een college zich goed voelt bij een onderzoek. Dit houdt niet in dat een rekenkamer het college naar de mond moet praten, maar dat er duidelijkheid moet bestaan over het onderzoek en over de positie en de intenties van de rekenkamer. Communicatie is hierin erg belangrijk: door bijvoorbeeld het college tussentijds te informeren over de voortgang van het onderzoek haal je de kou uit de lucht. Ook een goed geïnformeerd presidium kan tijdens het onderzoek een sturende rol naar het college toe spelen. Daarnaast wordt er op deze manier draagvlak binnen de raad zelf gecreëerd. Een alternatief voorstel is om de communicatie via de auditcommissie te laten verlopen. Om de onafhankelijkheid van de rekenkamer te bewaken is het dan van belang om te elkaar enkel te informeren en geen zaken inhoudelijk af te stemmen.

Hoewel het de verantwoordelijkheid van de raad is om ‘het college in het gareel te krijgen', is het voor een rekenkamer nuttig om te weten binnen welke cultuur de raad, het college en de ambtelijke organisatie werken. Een bureaucratisch, politiek of juist informeel klimaat binnen de gemeente is bepalend voor het karakter van de verschillende organen. De rekenkamer kan hierop inspelen.

weerstand

Het bovenstaande is vooral toegespitst op het voorkomen van weerstand. Uit de ervaringen van de aanwezige rekenkamerleden bleek echter dat de (vaak niet erg creatieve) tegenwerking vanuit het college en de organisatie bijna een gegeven is te noemen. Zo horen rekenkamers geregeld ‘we zijn er al mee bezig' om bepaalde onderwerpen van de onderzoeksagenda af te houden. Daarnaast worden stukken te laat aangeleverd of wordt de expertise van de rekenkamer ter discussie gesteld. Vooral in het proces van bestuurlijk wederhoor ondervinden rekenkamers vertraging in hun onderzoek. De discrepantie tussen het college en de organisatie aangaande hun werkwijze wordt duidelijk wanneer de bevindingen van ambtenaren tijdens het bestuurlijk wederhoor onderuit worden gehaald. Daarnaast is de angst van ambtenaren om afgerekend te worden op een kritische houding niet bevorderlijk voor het onderzoek. Een enkele rekenkamer heeft zich inmiddels neergelegd bij de wens om ambtenaren altijd in de aanwezigheid van een wethouder te interviewen. Als oplossing werd aangedragen om bevindingen in het ambtelijk wederhoor voor te leggen en in het bestuurlijk wederhoor slechts de conclusies en aanbevelingen. Ook gingen er stemmen op om het bestuurlijk wederhoor helemaal af te schaffen.

Vanuit de ambtenaar gezien

Dhr. van Vugt, hoofd beleidscontrol in Tilburg, kon zich goed vinden in de opmerkingen van de rekenkamerleden. Volgens hem bestaat er geen consistente werkwijze binnen de raad, het college en de organisatie. Dat zou ‘opengebroken en rechtgetrokken' moeten worden. Van Vugt benadrukt het belang van communicatie hierin. Zo zou er bijvoorbeeld een ambtenaar aangesteld kunnen worden om de communicatie tussen de verschillende organen te leiden. Wat hem betreft kan ook de relatie tussen rekenkamer en de organisatie, vooral de ambtelijke top, uitgebreid en verbeterd worden. De griffie, die over voelhorens beschikt in de ambtelijke organisatie en affiniteit heeft met de dagelijkse contacten, kan hierin een positieve rol spelen. Tot slot stelde van Vugt voor om op meerdere plaatsen binnen de gemeentelijke organisatie onderzoek te verrichten, zodat het evaluerende vermogen van de gemeente groeit en het een lerende organisatie wordt. Rekenkamers zouden dit kunnen voortrekken en faciliteren.

Concluderend kan er gezegd worden dat vooral het creëren van draagvlak belangrijk is. Draagvlak dat aan de voorkant wordt verdient, met behulp van sterke communicatie en een flinke dosis taxerend vermogen (onder het motto: ken je college). Daarnaast is het vooral belangrijk dat je als rekenkamer voor ogen hebt wat jouw rol is en deze rol duidelijk uitdraagt.

De middag werd afgesloten met een borrel, waar nog druk werd nagesproken over het thema. Een geslaagd Vrijdagmiddagje met veel enthousiaste rekenkamerleden.